Importancia Estratégica del Centro de Convenciones en Santo Domingo
Durante mucho tiempo, la necesidad de contar con un Centro de Convenciones en Santo Domingo ha sido una demanda constante. La capacidad de atraer congresos, ferias y exposiciones de gran envergadura ha sido limitada debido a la falta de espacio adecuado. Por suerte, el gobierno ha anunciado la construcción de un Centro de Convenciones en los terrenos del antiguo Hotel Hispaniola.
Sin embargo, antes de celebrar esta noticia, es importante reflexionar sobre los desafíos y consideraciones que conlleva la creación de un proyecto de esta magnitud. Este artículo analizará la importancia de comprender los objetivos del centro, establecer estrategias adecuadas y trabajar en colaboración para aprovechar los beneficios económicos, sociales y académicos que puede generar.
¿Porqué es importante la planificación previa?
Expertos en la gestión de destinos y centros de convenciones coinciden en la necesidad de establecer, al menos tres años antes de la inauguración, un Convention and Visitors Bureau (CVB) o Destination Marketing Organization (DMO).
Este organismo deberá contar con la capacidad técnica para recibir y procesar solicitudes de propuestas (RFP) y asegurarse de que el centro tenga eventos programados desde su apertura.
Es crucial que el Director Ejecutivo del CVB o DMO sea un profesional con experiencia que trabaje con diversos mercados y ofrezca servicios de calidad.
Planes necesarios para el éxito del
Centro de Convenciones
1. Plan Estratégico y Económico
Este plan debe abarcar aspectos como la gestión de recursos humanos, el mantenimiento de las instalaciones, el marketing, las ventas y la gestión financiera.
2. Plan de Acción
Es fundamental establecer objetivos claros y métricas de seguimiento para evaluar el desempeño y el cumplimiento de metas.
3. Plan de Entrenamiento del Personal Especializado
El personal del centro debe recibir capacitación por parte de expertos internacionales que transmitan sus conocimientos y habilidades. Es esencial contratar y capacitar al personal adecuado para garantizar un trabajo en equipo eficiente, incluyendo el servicio al cliente, la gestión de reservas y los procedimientos operativos.
4. Plan de Prevención de Crisis
Se deben establecer pautas de salud y seguridad, incluyendo protocolos como la limitación de capacidad si es necesario, con el fin de asegurar la salud y la seguridad de todos los participantes.
5. Plan de Marketing y Promoción
El marketing y la promoción son elementos vitales para la industria de reuniones. Se requiere una estrategia conjunta entre el gobierno nacional, el ayuntamiento y los Organizadores Profesionales de Congresos (OPC) para identificar clientes potenciales y atraerlos al centro de convenciones.
6. Plan de Preferred Partners
Los centros de convenciones internacionales trabajan en conjunto con OPC con experiencia para gestionar eventos complejos. Es importante identificar y calificar a cada uno de estos socios estratégicos.
7. Plan Administrativo y Financiero
El centro de convenciones es parte de un ecosistema más amplio y debe ser considerado como una pieza del rompecabezas. Se deben establecer alianzas y colaboraciones con otros actores clave para asegurar su éxito a largo plazo.
8. Propuesta de Ley de Incentivos Fiscales
Es esencial presentar al gobierno nacional los beneficios económicos del centro de convenciones y solicitar la creación de incentivos fiscales. Otros países como México, Argentina, Panamá y Colombia ya han implementado medidas similares para competir en la industria de reuniones.
Un Centro de Convenciones en Santo Domingo puede ser una gran oportunidad para el destino
Si se comprenden claramente sus objetivos y se trabaja en colaboración. La industria de reuniones no debe considerarse un capricho, sino un motor de transformación económica, social y académica. Este sector representa aproximadamente el 16% del Producto Interno Bruto Global y un centro de convenciones brindaría la oportunidad de obtener una parte de estos beneficios. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta oportunidad, es necesario realizar una planificación exhaustiva, establecer alianzas estratégicas y trabajar de manera conjunta con los diferentes actores involucrados.
Por Elizabeth Tovar
CASE, CMM, CIS, CMS, DES, CCM
Presidenta Turenlaces del Caribe.
Certificada en Manejo Asociativo por:
Professional Conference Management Association.
