Aspectos cruciales que afectan las finanzas de un congreso

El proyecto de un congreso debe ser evaluado por un profesional certificado (Operador Profesional de Congresos) quien analiza su historial, sus objetivos, sus retos, y por supuesto los riesgos financieros del mismo previo a contrataciones y ejecuciones.

Para alcanzar los objetivos debemos estar conscientes de algunos de los aspectos que más afectan el éxito de un congreso:

Esto permitirá mitigar los riesgos y potenciar el éxito del mismo. Recuerden que para el cliente el éxito puede tener diferentes respuestas.

Retos de un Organizador Profesional de Congresos (OPC)

Uno de los mayores retos de un Organizador Profesional de Congresos es precisamente asegurar que no sobredimensione el evento, asegurando que ha estudiado primero lo arriba indicado y revisando cuidadosamente los ingresos potenciales y los gastos presupuestados para el mismo.

Entre los gastos más comunes están: Comida y bebida, personal de apoyo, escenografía, señalización, traslados, marketing y promoción del evento, registro, alquiler de espacios, entretenimiento, además de especial atención a gastos de conferencistas (alojamiento, comidas, boletos, traslados) y gastos de audiovisuales. También debemos considerar que los dos últimos rubros mencionados dependen de un Comité Científico que eficientice el número de conferencistas invitados y el número de salones requeridos.

Un congreso exitoso puede terminar fracasando económicamente por un exceso en ambos casos.

¿Qué tan importante es el programa para un congreso?

Otro componente que puede atentar contra el éxito de su congreso es no disponer de un programa con suficiente tiempo de antelación.

El programa es el eje de atención por el cual los participantes y patrocinadores invierten en un congreso.

Realizar un seguimiento y actualización del presupuesto y de los cortes de garantía permitido en los contratos, es otra de las técnicas de minimizar gastos inesperados, costos más altos y penalidades por no cumplimiento de objetivos.

Al terminar cualquier evento deben aplicarse las mediciones correspondientes en Retorno de Inversión (ROI) y Retorno de Objetivos (ROO) sin las cuales no podrán medir el éxito de su evento.

Por Elizabeth Tovar

Consultora en la industria de reuniones.

Elizabeth Tovar