Aspectos cruciales que afectan las finanzas de un congreso
El proyecto de un congreso debe ser evaluado por un profesional certificado (Operador Profesional de Congresos) quien analiza su historial, sus objetivos, sus retos, y por supuesto los riesgos financieros del mismo previo a contrataciones y ejecuciones.
Para alcanzar los objetivos debemos estar conscientes de algunos de los aspectos que más afectan el éxito de un congreso:
- 1. El historial del congreso en los últimos 3 años, contemplando siempre el universo de profesionales que cada destino aporta localmente (no es lo mismo un congreso en un país con 130 millones de habitantes que en uno que no llega a los 15 millones).
- 2. La conectividad del destino.
- 3. La situación geopolítica de la región y del destino.
- 4. La disciplina del Comité Organizador.
- 5. El manejo del presupuesto del evento en los que se considerarán los objetivos del Comité (académicos, sociales, financieros, entre otros).
Esto permitirá mitigar los riesgos y potenciar el éxito del mismo. Recuerden que para el cliente el éxito puede tener diferentes respuestas.
Retos de un Organizador Profesional de Congresos (OPC)
Uno de los mayores retos de un Organizador Profesional de Congresos es precisamente asegurar que no sobredimensione el evento, asegurando que ha estudiado primero lo arriba indicado y revisando cuidadosamente los ingresos potenciales y los gastos presupuestados para el mismo.
Entre los gastos más comunes están: Comida y bebida, personal de apoyo, escenografía, señalización, traslados, marketing y promoción del evento, registro, alquiler de espacios, entretenimiento, además de especial atención a gastos de conferencistas (alojamiento, comidas, boletos, traslados) y gastos de audiovisuales. También debemos considerar que los dos últimos rubros mencionados dependen de un Comité Científico que eficientice el número de conferencistas invitados y el número de salones requeridos.
Un congreso exitoso puede terminar fracasando económicamente por un exceso en ambos casos.
¿Qué tan importante es el programa para un congreso?
Otro componente que puede atentar contra el éxito de su congreso es no disponer de un programa con suficiente tiempo de antelación.
- La campaña de marketing.
- La habilidad de interesar con temas o conferencistas de importancia, la decisión de que un participante asista.
- Los costos.
- Aumenta el riesgo de no llegar a la meta de participación y de patrocinio.
El programa es el eje de atención por el cual los participantes y patrocinadores invierten en un congreso.
Realizar un seguimiento y actualización del presupuesto y de los cortes de garantía permitido en los contratos, es otra de las técnicas de minimizar gastos inesperados, costos más altos y penalidades por no cumplimiento de objetivos.
Al terminar cualquier evento deben aplicarse las mediciones correspondientes en Retorno de Inversión (ROI) y Retorno de Objetivos (ROO) sin las cuales no podrán medir el éxito de su evento.
Por Elizabeth Tovar
Consultora en la industria de reuniones.
