En un mundo cada vez más globalizado, estar presente en ferias internacionales de la industria de reuniones es esencial, sobre todo si buscamos expandir una red de contactos, conocer tendencias emergentes y afianzar la presencia tuya y la de tu marca en el mercado. Sin embargo, cómo planificas y manejas tu presencia en esas ferias debe ser curado para que no te ocasione pérdidas.
En el dinámico panorama de Latinoamérica, estas ferias ofrecen oportunidades únicas para conectar con líderes de la industria, compradores y promotores de negocios. Sin embargo, es importante resaltar que para entrar al mundo de la Industria de Reuniones se deben construir relaciones y amistades que en su mayoría se consiguen asistiendo precisamente a estas ferias especializadas.
En el caso de República Dominicana, nuestra participación en las ferias de la industria de reuniones depende de una participación gubernamental. Sin embargo, estas decisiones usualmente se toman pocos días antes del evento en sí, afectando: los costos en boletos aéreos y hoteles por la proximidad de la fecha y afectando igualmente la programación de citas y la ubicación del stand. En realidad, esta no definición a tiempo afecta, por lo tanto, al retorno de inversión y la efectividad de estas acciones.
¿QUÉ BENEFICIOS OFRECEN ESTAS FERIAS?
Ampliación de la Red de Contactos: Las ferias internacionales reúnen a profesionales de todos los rincones del mundo, ofreciendo un espacio único para establecer y fortalecer contactos con potenciales clientes, proveedores y socios. La interacción cara a cara es invaluable para construir relaciones de confianza.
Exposición a Nuevas Tendencias: Estas ferias son escaparates de innovación donde las empresas pueden descubrir las últimas tendencias, tecnologías y prácticas que están moldeando la industria. La participación activa permite a las empresas mantenerse a la vanguardia y responder de manera proactiva a los cambios en el mercado.
Posicionamiento de Marca: Presentarse en ferias internacionales permite a las empresas aumentar su visibilidad y fortalecer su posicionamiento de marca. Un stand bien diseñado y una estrategia de marketing efectiva pueden captar la atención de asistentes y medios, impulsando el reconocimiento de la empresa en el mercado.
Oportunidades de Negocio: La asistencia a estas ferias facilita la identificación de oportunidades de negocio inmediatas y futuras. Las empresas pueden aprovechar la ocasión para lanzar nuevos productos, explorar mercados inexplorados y establecer acuerdos comerciales.
Por esto, nuestra participación en las ferias debe estar definida a tiempo y en forma estratégica.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARA EL ÉXITO
Hemos sugerido algunas acciones que permitirán una gestión exitosa en las ferias internacionales:
- Definir Objetivos Claros: Antes de la feria, es crítico establecer objetivos claros y medibles. Estos pueden incluir la cantidad de contactos a realizar, leads a generar, o el reconocimiento de marca a alcanzar.
- Preparación de Materiales y Equipo: Asegurarse de contar con todo el material promocional necesario, desde folletos hasta presentaciones digitales, y un equipo capacitado para interactuar efectivamente con los asistentes.
- Participación Activa: No basta con simplemente asistir; previa a la participación se deben escoger los targets a los que deseas escribir para obtener las citas y finalmente tener contacto directo mediante la participación activa en paneles, talleres y actividades de networking, claves para maximizar la exposición y los beneficios.
- Seguimiento Post-feria: Es esencial realizar un seguimiento exhaustivo después del evento para convertir los leads en oportunidades de negocio concretas y evaluar el retorno de inversión de la participación.
- Medición de la Eficacia de los Leads: Será esencial medir cuál fue el resultado de ese esfuerzo mediante la generación de marcadores de efectividad y conversión de leads a eventos.
En conclusión:
La participación en ferias internacionales de la industria de reuniones, especialmente aquellas que contemplan destinos en Latinoamérica, debe presentar destinos, no solo propiedades. Por lo tanto, es de gran importancia la participación de la cadena de valor. Sin embargo, es una inversión valiosa para cualquier empresa del sector, por lo que es necesario que en un futuro próximo estas estrategias se transformen en estrategias de Estado (público-privadas), permitiendo suficiente tiempo de antelación para bajar los costos de boletos aéreos, inscripción, además de asegurar mejores ubicaciones y más participación en el destino República Dominicana.
Sugerimos que el Ministerio de Turismo pueda trabajar un listado de ferias prioritarias con los OPC’s, de manera que tengamos el calendario desde el mes de octubre o noviembre del año anterior.
Por Elizabeth Tovar, CMM, CIS, DES, CIS, CMS
