Por restricciones  a raíz del COVID-19 como cuarentena, cierre de hoteles, restaurantes y distanciamiento social, el lanzamiento del congreso nacional que usualmente se realizaba en un desayuno, al que asistían unos 60 representantes de la industria farmacéutica, ya no podría realizarse.

EL RETO

Presentar el Congreso 2021, con un mínimo de 10 meses previos al evento, para que sus patrocinadores puedan incluirlo en su presupuesto del año.

Este lanzamiento no podría violar ninguna de las disposiciones de salud actuales, sin embargo debía llegar a la mayor cantidad de participantes posible.

EL CONCEPTO

Diseñar un lanzamiento virtual con un formato diferente a las tradicionales videoconferencias y webinars, de forma que fuera refrescante y que proyectara un poco de lo que tendremos en el congreso nacional.

En adición teníamos que considerar que la presentación debía ser realizada por 4 personas: Presidente de la Sociedad, Presiente del Comité Científico, Presidenta y Directora Negocios de Turenlaces, cada una de estas personas se encontraban en lugares diferentes.

LA SOLUCIÓN

Luego de levantar los objetivos del evento, definir el formato ideal para hacer llegar el mensaje y como deseábamos interactuar con los participantes, hicimos una sesión de trabajo con el equipo de J&S Audiovisual y diseñamos un evento que cumpliera con todos los requerimientos.

Utilizando una plataforma innovadora por primera vez en el país, se crearon 2 estudios virtuales separados, para garantizar el distanciamiento social y garantizamos una buena conexión a internet, ya que el formato sería 100% en vivo. Uno de los presentadores fue incluido por videoconferencia, ya que por ser de alto riesgo no podía salir de su hogar.

El conocimiento y experiencia de nuestro partner fue una parte muy importante, ya que la medición de conectividad, iluminación, sonido y tener los equipos necesarios, garantizaron una transmisión sin contratiempos. Junto a esto la revisión del programa paso a paso y los ensayos fueron la clave del éxito.

Logros

Aumentamos el alcance del evento de 60 a 360 participantes generando 720 reproducciones del evento el día en que fue realizado.

Tuvimos participación desde Republica Dominicana, Panamá, Costa Rica, México, Colombia y Estados Unidos.

Gracias al formato adaptable de la plataforma, los participantes pudieron conectarse desde los dispositivos de su preferencia:

Cellular 57%, Computadora 40%, Tablet 2.8%, TV 0.2%

BENEFICIOS DEL EVENTO VIRTUAL

El Congreso Nacional 2021, pudo lanzarse dentro del tiempo ideal que amerita este tipo de eventos, siguiendo todos los protocolos, garantizando la salud de participantes y del equipo.

Las casas matrices de muchas de las empresas invitadas ubicadas en Latinoamérica, tuvieron acceso al evento en primera fila.

Representantes que no participaron en el evento en vivo, pudieron disfrutarlo on demand en el transcurso del día.

Permitió a más de un representante de la empresa recibir la información directamente de la fuente, lo que de forma presencial se limita por temas de espacio y presupuesto.