Los congresos médicos son una plataforma fundamental para el avance del conocimiento de esta profesión, además de ser la garantía de que los participantes permanecerán actualizados en un mundo, donde hoy más que nunca, desarrolla nuevos procedimientos y evalúa nuevas propuestas de medicamentos, procedimientos y tratamientos.
Por lo tanto, estos congresos representan la plataforma fundamental para el avance del conocimiento a nivel transversal.
La reunión de especialistas de diversas áreas, permite intercambiar experiencias, discutir hallazgos, aprender técnicas de punta y fomentar colaboraciones internacionales; además estos encuentros ofrecen espacios claves para talleres prácticos, plenarias inspiradoras, simposios de la industria, sesiones simultáneas y conferencias de líderes que marcan el paso en la especialidad profundizando así en los temas de actualidad y descubrimientos científicos.
Un congreso es en esencia: el lugar donde participan especialistas para adquirir la necesaria información para mantenerse actualizados en un campo que evoluciona dramáticamente.
El año próximo entrará en efecto la nueva etapa de recertificación médica, y ciertamente, los congresos proporcionarán la plataforma adecuada para acumular puntos académicos requeridos para poder alcanzar la meta que exijan dichas recertificaciones.
Los patrocinadores piedra angular de la industria de reuniones en el mundo entero, encuentran en estos congresos una vía de apoyo para elevar la calidad de residentes y profesionales exponiendo a la clase médica a todos estos avances en la medicina y la tecnología permitiendo que el resultado eleve la calidad del cuidado médico en un país que está desarrollando con cierta velocidad un turismo médico a nivel regional.
Los congresos sin embargo, no se pueden llevar a cabo en cualquier espacio. Este espacio debe contar con la necesaria infraestructura para que el evento fluya correctamente, derrame conocimientos en diferentes formas de aprendizaje, contenga espacios para talleres y “hands on”, precise de una plenaria para conferencias magistrales y en resumen pase una evaluación estratégica que combine factores logísticos, técnicos y académicos. La elección de un lugar influye directamente en el éxito del evento, la experiencia académica de los participantes y la imagen institucional de los organizadores.
Sin congresos no habrá suficiente transmisión de conocimiento y suficiente pensamiento crítico que facilite la profesionalización mediante la actualización del conocimiento.
Es por esto, que como expertos le ofrecemos una serie de puntos que le permitirán seleccionar la sede más apropiadamente:
- Capacidad y flexibilidad de espacios. Los centros de convenciones deben de una altura mínima de 5 metros y una ideal de 6 metros ya que la altura impacta la visibilidad de los audiovisuales, auditorios amplios para acomodar la totalidad de los inscritos (sesiones plenarias), salas modulares para talleres y sesiones simultáneas, y áreas de exposición para patrocinadores que estén adyacentes a las salas de conferencia. Es esencial que los espacios se adapten al número de participantes y a las necesidades técnicas de cada actividad incluyendo una recepción que pueda acomodar eventos multitudinarios. Debemos recalcar que las capacidades indicadas en los brochures distan mucho de la realidad porque dichas capacidades no contemplan las obstrucciones tales como columnas, salidas de emergencia, puertas de servicio (espacios éstos que no puedes ser bloqueados); tampoco contemplan los espacios requeridos para tarimas, audiovisuales, mesa de técnicos, cabinas de interpretación, etc. Por eso deberán cuidarse de informaciones tales como “aquí caben 1000 personas” y encontrarse después de hacer su “due diligence” que la capacidad es de menos del 70% de lo indicado y aún menor si hay obstrucciones de importancia.
- Infraestructura tecnológica. La conectividad confiable es esencial para presentaciones, videos y otros elementos tecnológicos. Esta permite que se pueda proyectar apropiadamente con audiovisuales de alta calidad, tener video conferencias, traducción de alta tecnología y soporte técnico permanente.
- Accesibilidad y ubicación. Debe de estar accesible y bien conectado bien sea por accesos aéreos o terrestres.
- Personal Especializado. Dada la naturaleza de los congresos, el reciento debe de tener personal especializado y empoderado que no requiera de terceras personas para poder resolver situaciones que se presentan además de poder interactuar con un servicio que comprenda la complejidad de la posición que asume el Organizador Profesional de Congresos (OPC).
- Relación costo – beneficio. Finalmente debe evaluarse el presupuesto total, no solo el costo de las habitaciones. Ud. puede tener un hotel menos costoso que otro más, sin embargo, este último puede ser al final más costoso cuando se considera: el alquiler de salones, servicios adicionales, catering y “fees” que deban ser agregados al mismo por accesos a la propiedad, fee de suplidores externos, además del alojamiento si así lo requiriera. Un congreso debe finalmente ser autosostenible con los ingresos de las inscripciones y patrocinios.
En conclusión, escoger una sede y manejar un evento suele ser complejo. Le recomendamos que antes de tomar una decisión consulte a un Organizador Profesional de Congresos, con licencias al día. Este le podrá suministrar la información necesaria para tomar una decisión apropiada.
Por: Lic. Elizabeth Tovar, CMM, DES, CASE, CMS, CCM, CIS
