El valor de un evento bien organizado, en cualquiera de los productos de la Industria de Reuniones (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions), se manifiesta en diversos aspectos que van más allá del simple desarrollo de actividades.
Organizar un evento de este tipo de manera efectiva tiene un impacto considerable en la reputación del país, de la empresa, en la motivación de los empleados y en el fortalecimiento de relaciones comerciales. También tiene un claro efecto multiplicador si el evento logra alcanzar los objetivos y metas del cliente y sus participantes.
Por ello, me permito detallar algunos de los elementos clave que deben ser considerados para entender y maximizar el valor de un evento MICE bien organizado:
1. Logro de Objetivos Estratégicos
Un evento MICE bien organizado debe estar alineado con los objetivos estratégicos y metas de la empresa u organización para la cual se trabaja, así como con la visión y misión de la empresa que lo diseña y organiza. Estos pueden incluir el lanzamiento de nuevos productos, la capacitación de empleados, la fidelización de clientes o la expansión a nuevos mercados, y todo aquello que logremos transmitir para conectar con el participante/cliente. El valor se encuentra en la capacidad del evento para cumplir con estos objetivos de manera efectiva.
2. Experiencia del Asistente
La experiencia del asistente es un factor crítico. Un evento bien diseñado y planeado proporciona una experiencia positiva, personalizada y memorable para los participantes, lo que puede traducirse en un mayor compromiso y satisfacción. Esto incluye una logística impecable, una programación de calidad y elementos innovadores que diferencien al evento.
3. Retorno de Inversión (ROI)
Evaluar el retorno de inversión es esencial para medir el valor de un evento MICE. Esto no solo significa evaluar los ingresos generados frente a los costos, sino también considerar otros retornos intangibles como el fortalecimiento de la marca, la creación de redes y el aprendizaje organizacional. Un profesional de la industria debe monitorear dicho proceso desde la organización hasta la conclusión del evento.
4. Relaciones y Networking
Uno de los mayores beneficios de los eventos MICE es la oportunidad de establecer y fortalecer relaciones con clientes, socios, proveedores y otros interesados.
Un evento bien diseñado facilita estas interacciones a través de actividades de networking efectivas, como un programa de primera reflejando los tópicos mas controversiales, de mayor interés o aquellos que nadie debe perderse. Esto debe estar respaldado por técnicas de interacción entre el participante y el evento, tales como el speed networkingo juegos diseñados para este propósito, lo que puede resultar en nuevas colaboraciones y oportunidades de negocio.
5. Innovación y Creatividad
La creatividad y la innovación son elementos esenciales para sorprender y generar una reacción de asombro en los asistentes. Desde el uso de tecnología de vanguardia que permita una personalización cada vez más presente en los eventos exitosos, hasta la implementación de experiencias inolvidables, estos elementos permiten diferenciar el evento y generar un impacto duradero y multiplicador.
6. Reputación y Posicionamiento de Marca
En cuando al aspecto reputacional de una organización o marca, la reputación, el buen manejo y diseño del programa, harán que su marca se fortalezca y se posicione. Esto es especialmente relevante cuando el evento recibe cobertura mediática o es ampliamente reconocido dentro de la industria.
7. Conocimiento y Educación
Los eventos MICE ofrecen una plataforma para el intercambio de conocimientos y la educación, ya sea mediante conferencias, talleres o exhibiciones. Es particularmente necesario que el organizador se asegure de que el contenido sea relevante, atractivo, novedoso y valioso para los asistentes, explorando nuevas técnicas y formatos de aprendizaje para adultos y mejorando la atención de los participantes hacia el contenido ofrecido.
8. Feedback e Impacto a Largo Plazo
El Big Data es algo que los organizadores profesionales deben recoger y analizar. Los resultados servirán para evaluar el próximo evento con el fin de mejorarlo y crear así un vínculo duradero con los participantes.
¿El espacio utilizado fue el adecuado? ¿Se aprovecharon todos los espacios disponibles? ¿El contenido siempre fue bien recibido o habían salones llenos y otros vacíos? ¿De dónde vinieron los participantes y cuántos de cada país?
Todos estos datos y más de 200 adicionales pueden ser recogidos por la tecnología que tenga un buen organizador.
Estos análisis permitirán diseñar mejor cada evento. Reportar correctamente, con ayuda de la tecnología, será la nueva norma. Además, entender el impacto a largo plazo, como el seguimiento de acciones derivadas de relaciones establecidas o innovaciones adoptadas, puede ofrecer una mejor comprensión del valor real generado. Mostrar resultados, hacer sugerencias para eventos futuros y entregar cuentas con transparencia forma parte de las necesidades actuales de la Industria de Reuniones.
9. No utilizar suplidores “baratos” para después perder la inversión
Recordemos que hoy en día competimos por calidad, y esta no debe ser comprometida si se quiere sobresalir en un mercado tan competitivo. Como regla de oro, se deben tener suplidores que conozcan tus estándares y que puedan ofrecer más de lo solicitado.
Transparencia, apoyo, conocimiento y cero empirismo: esa es la regla de oro a aplicar con los suplidores.
Conclusión
Un evento MICE bien diseñado y organizado con el objetivo y las metas de su cliente genera valor a múltiples niveles, desde la alineación con estrategias corporativas hasta la mejora de la experiencia del participante.
Considerar estos elementos no solo ayuda a planificar efectivamente, sino que también asegura que el evento contribuya de manera significativa al crecimiento y éxito de la organización en su país. Planificar con atención a estos aspectos permitirá maximizar el impacto y el valor de cada evento MICE, permitiendo situar al país en un destino de calidad MICE.
Por: Elizabeth Tovar, CMM, CIS, DES, CASE, CMS
